Когда открывается частный отель небольшого размера, на первый план выходит вложение средств в комфорт и уют обстановки. Кажется, что автоматизация отеля, в данном случае, не нужна. Но время идет, и вместо нескольких комнат, которые сдавались внаем, появляется еще ресторан, СПА салон, и множество дополнительных услуг. Теперь уследить за всем без применения автоматизированных систем очень сложно и трудоемко. Получается, что следует установить такое программное обеспечение, которое соединило бы воедино все службы предприятия. Чтобы собственник, даже находясь в аэропорту другого города, при помощи одного нажатия кнопки мог увидеть примерный расчет прибыли и убытков.

На что обращать внимание при выборе системы автоматизации

Нужно учитывать, что автоматизация гостиниц может иметь различную степень детализации. В некоторых из них, например, созданных на платформе 1С 8.0, владелец имеет возможность вести полный налоговый, бухгалтерский, управленческий и статистический учет деятельности предприятия. При этом вы сможете рассчитывать заработную плату, начислять отпускные, производить расчет налогом и все это в автоматизированном режиме.

Для создания калькуляции блюд и производственной раскладки на них, будет необходимо вводить первичные данные с накладных поставщиков. Так же требуется выбрать один из предлагаемых методов списания товара. Так как компьютер делает все расчеты за вас, то себестоимость проданных блюд также будет рассчитываться автоматически, исходя из тех данных, которые были в созданной вами калькуляции.

В гостиничном бизнесе, кроме обеспечения постояльцев питанием присутствуют более прямые статьи затрат:

• Уборка номеров и коридоров – веники, швабры, тряпки, губки, ершики.
• Чистящие и моющие средства для сантехники, кафеля, пластиковых поверхностей, стекла, лакированной мебели, дерева и пр.
• Приобретение постельного белья, полотенец, банных халатов, одноразовых тапочек.
• Покупка стиральных порошков.
• Посуда в номер.

Все эти затраты являются постоянными и производятся ежемесячно. Поэтому настолько важной является возможность полного их контроля. Для этого владельцами заведения производится примерный расчет того, сколько бытовой химии и какой именно необходимо для стирки одного комплекта постельного белья и остального текстиля из номера, мытья в нем полов, чистки сантехнических приборов, мытья кафеля и пр. Так же подобные расчеты делаются для уборки территории – коридоров, лестниц, крыльца.

Плюсы и минусы систем

Далеко не всегда полная детализация является необходимой. В том случае, когда рассматривается автоматизация гостиницы состоящей из нескольких номеров (до 10), то такая система скорее будет мешать нормальной работе, чем ускорять процесс. Здесь подойдут программы, при помощи которых можно вести учет ТМЦ и их списания, произвести расчет калькуляции на проведение уборки и пр. То есть необходимо автоматизировать не весь рабочий процесс, а только наиболее трудозатратный.